Au niveau des droits d'accès des utilisateurs, il est possible d'autoriser l'utilisateur à avoir accès à des extractions excel de ses propres absences et présences.
L'administrateur pourra cocher dans le menu "Rôles des utilisateurs" de l'administration au niveau de la ligne Autres : "Accorde le droit d'accéder au menu "Extraction (Absences / Présences)" de l'Administration pour son propre compte".
Exemple : En tant qu'utilisateur, si vous souhaitez vérifier que vos récupérations = vos heures supplémentaires/complémentaires, il faudra sélectionner dans les types d'évènements l'évènement "récupération" et l'évènement "heures supplémentaires/complémentaires" PUIS la plage de dates PUIS Exporter.
Vous aurez accès à un tableau excel avec le cumul des heures en + et en - sur la plage de dates sélectionnée (des sous-totaux pourront être intégrés par semaine, mois ou période en fonction de votre sélection).
Jusqu'ici, il était possible de mettre un valideur que sur les types d'évènements d'absence et de présence.
Nous avons rajouté cette possibilité sur les types d'évènements bloquants et non bloquants.
Ceci est à paramétrer dans le menu "Types d'évènements" de l'administration. Sur l'évènement concerné, il faudra cocher "Demander validation avant la création d'un événement avec ce type d'événement" et indiquer le nom du valideur.
Exemple : L'utilisateur pourra créer un rendez vous de formation qui sera soumise à validation de son responsable.
Un mail d'alerte parviendra au valideur et il pourra valider ou refuser la demande sur le menu MON SUIVI.
Tant que le responsable ne le valide pas, il ne sera pas intégrée au planning.
L'utilisateur recevra un mail pour l'avertir de la réponse.
Au niveau de vos paramétrages d'affichage de votre utilisateur, vous pouvez soit afficher la date ou l'heure ou les 2. Auparavant, si on cochait "date", les 2 s'affichaient.
Pour un meilleur affichage, je vous conseille de cocher uniquement titre et heure au niveau de l'affichage planning.
Nous avons rajouté une coche qu’il faudra décocher si vous ne souhaitez pas prévenir les personnes invitées de la saisie d’un évènement ou de la modification de celui-ci.
Sur le profil utilisateur, vous pouvez modifier l'ordre d'affichage en glissant directement sur les noms :
- Pour les groupes sélectionnés dans vos vues, ce sera dans l'onglet "Liste des groupes",
- Pour vos vues, ce sera dans l'onglet "Mes agendas".
Il est maintenant possible d’accéder à l’agenda hebdomadaire d’un utilisateur / d’une salle ou d’une ressource sans avoir besoin de paramétrer une vue spécifique.
Une petite loupe s'affiche à droite du menu déroulant de sélection des vues.
Par défaut, l’agenda de la personne s’affichera sur le paramétrage de la vue sur laquelle vous étiez en terme de "présence" ou d’"évènement".
Si au moment de la recherche, vous consultiez une vue des présences, l’affichage de l’agenda de la personne s’affichera sur les présences.
Si au moment de la recherche, vous consultiez une vue des évènements, l’affichage de l’agenda de la personne s’affichera sur les évènements.
Lorsque vous renseignez des absences sur une période, le système va automatiquement les positionner sur les présences.
Ceci vous permettra d'avoir un calcul réel des absences.
Si vous ne souhaitez pas activer cette possibilité, il faudra, au niveau des rôles utilisateurs (menu administration ; sous menu "évènements") cocher "Accorde le droit de forcer la création d'absence en dehors des présences".
Il est maintenant possible d'inviter une personne indisponible (absente ou ayant déjà un rendez-vous). Une alerte apparaitra vous demandant si vous souhaitez valider votre évènement. Le rendez-vous apparaitra en parallèle du rendez vous existant ou sur la période de congés.
Aujourd'hui, il est possible de modifier les paramètres d'affichage de "Mon agenda".
Vous pourrez le modifier en affichage planning, journalier ou mensuel ou faire apparaitre les présences si elles sont renseignées.
Au niveau de l'affichage des évènements, il est possible, si elles ont été renseignées, de faire apparaitre les présences en arrière-plan. Actuellement les couleurs d'affichages des présences correspondent à la couleur du type d'évènement.
Pour une meilleure visibilité, il est possible dans vos paramétrages personnels de faire apparaitre les présences en blanc et les absences en gris. Il faudra cocher au niveau du Paramétrage de votre calendrier "Activation du fond présentiel".
Auparavant, nous pouvions créer des vues spécifiques "utilisateurs/groupes", spécifiques "salles", spécifiques "ressources".
Aujourd'hui, vous pouvez créer des vues qui cumulent utilisateurs + salles + ressources. Au niveau du paramétrage de la vue, il faudra sélectionner le curseur "multi-vues".
A l'affichage vous verrez apparaitre votre sélection ce qui facilitera la pose de vos rendez-vous en fonction des disponibilités de tous les éléments dont vous avez besoin.
Les vues s'affichaient en fonction de leur historique de création et "mon agenda" était positionné en haut de liste.
Aujourd'hui, dans vos paramétrages utilisateurs, vous avez accès à un onglet "MES AGENDAS" qui va vous permettre de gérer l'ordre d'affichage par défaut. Ceci vous permettra de mettre en haut de liste les agendas que vous êtes amené à utiliser davantage.
La sélection des vues pourra se faire dans votre bandeau de gauche mais également à partir du menu déroulant qui apparait dans le bandeau bleu du haut de l’agenda.
Le curseur a disparu des vues. Le mode d'affichage évènements/présences pourra être sélectionné lors de la création/modification de la vue ou de façon instantanée en haut à gauche de votre agenda/planning.
Jusqu'à présent, au niveau des récurrences d'évènements, nous ne faisions pas de test de disponibilité sur les salles et les ressources.
Maintenant, au niveau des évènements récurrents, une date de fin est obligatoire. Ceci permettra au logiciel de vous informer de l'indisponibilité de la salle/ressources.
À la validation de l'évènement, le système vous demandera si vous souhaitez intégrer la récurrence jusqu’à la date bloquante ou si vous souhaitez l’annuler.
Vous n'avez pas toujours besoin de saisir tous les champs d'un rendez-vous.
Nous avons donc mis en place la possibilité de saisir vos rendez-vous en mode simplifié ou détaillé par défaut.
Aujourd’hui, vous êtes en mode détaillé par défaut.
Si vous souhaitez le modifier, il faut aller en modification de votre profil utilisateur.
Et tout en bas, cocher « Création des évènements en « mode simplifié » par défaut.
A la création des évènements, vous aurez une fenêtre simplifiée de saisie que vous pourrez étendre si vous avez besoin de saisir d’autres champs (bouton "PLUS DE DETAILS").
Le système conservera le mode sur lequel vous avez enregistré l’évènement. Si vous aviez besoin de le modifier, il reprendrait donc le mode que vous avez choisi lors de l’enregistrement.
Vous pouvez dupliquer un évènement simple. Au clic sur l'évènement, un icône supplémentaire de duplication apparait en haut à droit de la fenêtre.
Toutes les données de l'évènement initial seront reprises et il suffira de changer la date et l'heure.
Au niveau de votre profil personnel, vous pouvez ajouter des mots-clés par défaut. Ils seront ajoutés automatiquement à chaque nouvelle création d'évènement.
Les mots-clés peuvent vous servir à effectuer des analyses (via le tableau de bord) et faciliter vos recherches.
Un nouveau droit permet de donner accès uniquement aux données de l'utilisateur connecté. Il n'aura pas accès aux informations qui concernent les autres utilisateurs.
Dans l'administration, au niveau des rôles, il faudra modifier les profils existants et cocher dans la liste : "Accorde le droit d'accéder à son propre tableau de bord ".
Les administrateurs pourront eux avoir accès à toutes les données avec la coche "Accorde le droit d'accéder au menu tableau de bord".
Au niveau de votre profil utilisateur, vous pourrez personnaliser les informations que vous souhaitez faire apparaitre au niveau :
- des libellés indiqués sur votre planning,
- de la pop-up affichée au survol de l'évènement.
Les évènements paramétrés en non bloquants apparaissent en italique sur le planning pour mieux les identifier.
D’un point de vue ergonomie :
D'un point de vue du suivi des présences :
Un nouveau menu "Extraction Excel Absences/Présences" a été créé dans l'administration.
Il vous permettra de faire des extractions des présences et/ou absences au 100ème d'heure sur un ou plusieurs utilisateurs ou un ou plusieurs services.
Pour y accéder, il faudra aller dans le menu "Rôles utilisateurs" de l'administration et cocher "Accorde le droit d'accéder au menu "Extraction" de l'Administration" pour les profils souhaités.
Sur les vues "Agenda" et "Planning", les samedis et dimanches sont maintenant en gris clair afin de les visualiser rapidement (intéressant surtout sur une vue "Planning" mensuelle).
Au niveau de la configuration utilisateur : une nouvelle coche "Affichage du nombre de rendez-vous sur le calendrier" vous permet de choisir de faire apparaitre ou non le nombre de rendez-vous par jour.
Lorsque ce paramètre est décoché, au niveau du mini-calendrier :
- Le nombre d'événements par jour ne s'affiche plus,
- Les jours avec des événements sont en gras,
- Au survol des jours avec événements, vous verrez apparaitre le nombre d'évènement de la journée.
Nous avons simplifié la création d'un évènement.
Si vous êtes sur la vue des "présences"; vous aurez accès aux évènements de présences.
Si vous êtes sur la vue des "évènements"; vous aurez accès aux évènements liés aux rendez-vous.
Vous pourrez toujours changer le type grâce aux boutons accessible en haut de la fenêtre de création/modification de l'évènement.
La Fenêtre de création des récurrences a également évolué pour une meilleure lisibilité.
LE MANUEL UTILISATEUR EST A JOUR
Actuellement, à la création d'un rendez-vous pour quelqu'un d'autre, l'utilisateur était intégré par défaut.
Aujourd'hui, au niveau de votre profil utilisateur (menu accessible en haut à droite du bandeau bleu), vous pouvez cocher ou non "Intégré par défaut aux rendez-vous". Cela vous évitera d'avoir à vous supprimer à chaque fois pour des rendez-vous que vous créez pour quelqu'un d'autre.
Les mails d'invitations, de modifications ou de rappel d'un rendez-vous font maintenant apparaitre des liens cliquables permettant :
- D'accéder au rendez-vous,
- D'accepter un rendez-vous,
- De refuser un rendez-vous (le rendez-vous sera supprimé de votre agenda),
- D'indiquer son indécision,
- D'envoyer un commentaire à l'organisateur ou à tous les invités du rendez-vous.
Si vous êtes déjà connecté à l'agenda, vous êtes automatiquement redirigé.
Si vous n'êtes pas connecté, le lien vous fera passer par la connexion au logiciel au préalable.
Par défaut (sans réponse de votre part), le rendez-vous est intégré dans votre agenda et bloque la plage horaire.
Vous recevrez également un mail pour toute suppression d'un rendez-vous.
Vous avez la possibilité d'imprimer l'agenda individuel hebdomadaire de vos agents :
- à partir de la vue planning en cliquant sur l'agent concerné,
- à partir de votre vue d'agenda hebdomadaire ou de celle que vous auriez créé sur un de vos agents.
Il suffira de cliquer sur l'icône d'impression affiché en haut de l'écran.
À l'impression, apparaitra en haut à gauche le logo de la collectivité et un texte pourra être ajouté en bas de page (à configurer pour chaque agent à partir du menu utilisateurs de la configuration).
Au niveau de la configuration de vos imprimantes, pensez à cocher "graphiques d'arrière plan" pour faire apparaitre les couleurs et décocher "entêtes et pieds de page" pour n'avoir que le planning qui apparaisse.
Un nouveau menu tableau de bord, vous donne accès à la possibilité de décompter le nombre d'heures de présence / d'absence / ou de tout type d'évènements par service (groupes) ou utilisateurs sur une période donnée.
À partir de la vue planning, que ce soit en journalier, hebdomadaire ou mensuel, vous avez accès à l'affichage du nombre d'heures effectives de présence des agents soumis à la gestion du temps de travail.
Cette affichage apparaitra à partir du moment ou des périodes de présence sont enregistrées.
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : moc.tseuod3@tcatnoc
@3douest
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